Um amigo internauta me perguntou como se faz para organizar uma exposição de orquídeas. Visto que esta é uma dúvida de várias associações orquidófilas, resolvemos registrar aqui alguns procedimentos básicos para se realizar uma exposição de orquídeas:
- o local apropriado, de fácil acesso, com estacionamento no local ou bem próximo, espaçoso e bem iluminado. Se o local for muito grande, verificar junto aos Bombeiros, Prefeitura e CET se há necessidade de autorização para fazer o evento. Faça um contrato com o responsável pelo local e com todos os outros serviços que tratar. Não confie em promessas verbais.
- data do evento: não deve coincidir com outras exposições de orquídeas da cidade, nem com eventos que retirem o povo da cidade (feriado prolongado, dia das mães ou Natal por exemplo).
- tema do evento: deve-se definir qual o tema da decoração do espaço. Isso vai ser mais ou menos glamuroso, dependendo da verba. Relacione os eventos paralelos: palestras, cursos etc.
- Levantamento de custos: faça uma lista de tudo que será necessário comprar para realizar o evento - bancadas, tecido, faixas, cartazes, convites, enfeites, etc. Não esqueça de nada. Faça uma cotação de preços e veja quanto este evento vai custar.
- Patrocínio: esta é a parte mais importante da exposição; sem dinheiro não há evento. Lembre-se que a exposição deve dar lucro ou, no mínimo, empatar. Se for para dar prejuízo à Associação é melhor não fazer. Monte um projeto, coloque no papel todas as informações sobre a exposição e procure patrocínio no comércio e indústrias da cidade. Esse patrocínio pode ser dado em dinheiro ou em produtos ou serviços. Por exemplo, a gráfica pode imprimir os cartazes de graça; a marcenaria pode doar as bancadas; a padaria pode oferecer o carreto das bancadas; um decorador pode se oferecer para decorar o salão e assim por diante. Isso tudo é patrocínio ou apoio. Não se esqueça de fazer um cartaz de agradecimento a todos os patrocinadores.
- Convites: convide formalmente as associações, juízes e vendedores; coloque nos respectivos convites todos os procedimentos a serem seguidos antes, durante e depois da exposição, ex.: horário de entrega das plantas, regulamento do julgamento, comissão das vendas etc. Não se esqueça de confirmar a participação dos convidados. Faça também um convite especial às autoridades da cidade.
- Impressos: é hora de fazer os cartazes, folhetos, bunners, faixas, camisetas etc. Defina alguém da associação para fazer a conferência de todos os impressos antes de serem rodados na gráfica. Nada mais constrangedor do que impressos com erro de grafia ou de português.
- Brindes: os donos das plantas pontuadas no julgamento devem receber um prêmio. Pense em prêmios originais e de algum valor decorativo ou utilitário. Não há nada mais descepcionante do que um brinde mixurucas. Se possível (e se o dinheiro der) sorteie um objeto de valor entre orquidófilos das associações participantes e outro entre os seus associados.
- Divulgação: o sucesso da sua exposição está na divulgação da mesma. Não adianta fazer um evento lindo se ninguém ficar sabendo da existência. Dois meses antes mande release para as revistas especializadas (algumas são bimestrais). Um mês antes é a vez da TV. Duas semanas antes é a vez dos jornais diários e rádios, out doors, panfletagem etc. Coloque faixas em lugares estratégicos da cidade; distribua cartazes em lugares públicos (supermercados, cabelereiros, farmácias etc.); distribua filipetas nas ruas, dentro de jornais do bairro, peça aos associados para distribuírem entre os amigos.
Basicamente é isso que uma associação tem que providenciar antes da exposição. Depois vêm a montagem, recepção das plantas dos associados e dos convidados; acomodação dos vendedores; organização dos eventos paralelos (cursos, palestras); recepção dos juízes e acompanhamento do julgamento; cerimônia de abertura; recepção aos visitantes (não se esqueça do livro de presença para saber o número de visitantes); vigilância para que as plantas não sejam tocadas, danificadas ou subtraídas; acerto de contas com os vendedores (comissão); cerimônia de encerramento e premiação; desmontagem da exposição; entrega das plantas das associações; limpeza e entrega do salão; devolução das peças emprestadas pelos patrocinadores e finalmente.......... o descanso.
